Wat is een goede briefing voor een nieuwe bedrijfswebsite

Een website is onmisbaar voor bedrijven, maar veel bedrijven beschikken niet over webdevelopment-expertise. Bij de ontwikkeling van een nieuwe website ontstaan daardoor vaak problemen. Zo sluiten nieuwe websites niet altijd goed aan bij bedrijfsdoelen, is er onduidelijkheid wie verantwoordelijk is voor welke taken en duurt het ontwikkelen van een nieuwe website meestal langer dan gepland. Dit artikel biedt inzicht in wat een goede briefing voor de succesvolle ontwikkeling van een nieuwe website inhoudt.

Eerste vraag: waarom een nieuwe website?

Er zijn allerlei redenen waarom een nieuwe website een goed idee is. Maar het is verstandig hier goed over na te denken, misschien is het niet nodig? Vaak hangt die keuze samen met bedrijfsprocessen die aansluiten op of werken met (delen van) de website. Vaak is ook het gebruikte platform een reden om te willen switchen. Dat platform past dan bijvoorbeeld niet meer bij de huidige wensen of is technisch verouderd en/of duur in onderhoud.

Breng doelen, kanalen en KPI’s in kaart

Een website moet de merkpositionering en de bedrijfsdoelen ondersteunen. Dit klinkt logisch, maar is in de praktijk niet altijd het geval. Soms zijn de bedrijfsdoelen niet helder bij bedrijven zelf. Vaak is de communicatie hierover naar de websitebouwer niet duidelijk of incompleet. Stap 1 is daarom: een strategie opstellen hoe de website bedrijfsdoelen moet ondersteunen. Denk hierbij ook aan de volgende zaken.

1. Creëer een document met de belangrijkste bedrijfsdoelen en hoe de website hierin moet ondersteunen. Wat worden de doelen van de website? Voor een webshop is dit snel duidelijk, maar voor veel organisaties is dit veel complexer. Definieer ook wanneer de nieuwe website geslaagd is en creëer een beeld van een succesvolle website.
2. Welke kanalen bereiken de doelgroep. Welke online kanalen zijn geschikt klanten aan te trekken? De keuzes hiervoor zijn ook belangrijk voor de structuur en content van de nieuwe website. Voorbeelden van kanalen zijn Google organisch, SEA en social media. Maak heldere keuzes welke online kanalen belangrijk zijn en betrek vervolgens de desbetreffende specialismen bij de ontwikkeling van de website. Onze ervaring is bijvoorbeeld dat projecten waarin SEO al vanaf de start wordt meegenomen tot betere resultaten leidt op dit vlak.
3. Selecteer KPI’s voor de website en stel doelen in om deze te meten. Succesvolle keuzes zijn gebaseerd op data. Stel daarom website-doelen in, bijvoorbeeld aantal offerteaanvragen of online verkopen. Deze data verschaffen inzicht in de prestaties van onder meer online kanalen en landingspagina’s. Deze informatie is zeer waardevol voor het verbeteren van marketingcampagnes en de website zelf.

Denk al vroeg na over design en vormgeving

Voordat de nieuwe website ontwikkeld wordt, kunnen bedrijven al nadenken wat de voorkeuren zijn op het gebied van design en vormgeving. Bedenk welk gevoel de website moet overbrengen. Als er een huisstijlhandboek is, geef dit dan aan de webdesigner. Verzamel logo’s, lettertypen en kleuren die op de website gebruikt moeten worden. Als dit nog niet duidelijk is, bekijk dan andere websites. Bespreek voorbeelden van websites die je aanspreken met de webdeveloper. Dit geeft de websitebouwer een goed beeld van wat je met de nieuwe website nastreeft.

Let op: mooier is niet altijd beter. Daarom is het belangrijk dat wijzigingen in het design teruggedraaid kunnen worden als blijkt dat ze voor slechtere prestaties zorgen.

Inventariseer pagina’s en content

Een reden dat webdevelopment-trajecten regelmatig uitlopen is dat tijdens de ontwikkeling van de website ‘extra’ paginatemplates ontworpen moeten worden. Dit is te voorkomen door voor aanvang van het traject een uitgebreide lijst te maken met alle soorten pagina’s die op de nieuwe website verschijnen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

• Dienstenpagina’s
• Productpagina’s
• Landingspagina’s
• Blogposts
• Contactpagina’s

Meer typen pagina’s zijn niet altijd beter en vaak ook niet nodig.
Inventariseer ook welke soorten content op deze pagina’s komt, bijvoorbeeld:

• Teksten
• Afbeeldingen
• Video’s
• Illustraties
• Whitepapers

Over welke functionaliteiten beschikt de nieuwe website

Voor het budget en de planning is het belangrijk dat alle gewenste functionaliteiten helder zijn. Voorbeelden van functionaliteiten zijn:

• Contactformulieren
• Inlogfunctionaliteit
• Betaalmogelijkheden
• Inschrijven voor nieuwsbrief
• Downloads

Er zijn contentmanagementsystemen, zoals WordPress, waarin standaard al veel functionaliteit is ingebouwd. Maar het kan voorkomen dat specifieke functionaliteit op maat ontwikkeld moet worden.

Spreek budget en planning af

Geef bij het webdevelopment-bureau helder aan wat budget en gewenste planning zijnn. Voor het budget is het belangrijk om met de webdeveloper duidelijke afspraken te maken welke taken wel en welke niet binnen het budget vallen. Zo is het vullen van de website met content vaak een taak voor de klant. Het is dan vervolgens verstandig om hiervoor intern tijd te reserveren. Om de planning overzichtelijk te maken, adviseren we om de webdevelopment-partner een lijst met volgordelijke stappen te laten maken met elk een eigen deadline. Zo wordt tijdens het traject inzichtelijk of een project wel of niet volgens planning verloopt.

Vraag om een migratieplan

Bij een bestaande website is het van groot belang alle nodige data over te kunnen zetten naar de nieuwe. Maar website-migraties zijn een risico. Als een migratie slecht wordt uitgevoerd, dan kan dit een grote, negatieve impact hebben op de organische zichtbaarheid van de website. En ook problemen geven voor betaalde marketingcampagnes. Vraag daarom aan de webdeveloper een migratieplan voor hoe de oude website wordt omgezet naar de nieuwe website. Er mogen geen data verloten gaan of verkeerd overgenomen worden. Zorg ook dat er een back-up wordt bewaard van de oude website. Neem het migratieplan vervolgens door met het eigen marketingteam. Zorg dat in het team in ieder geval ook een SEO-specialist aanwezig is.

Zorg dat tracking blijft werken

Veel websites gebruiken tracking-software, bijvoorbeeld Google Analytics, voor het meten van website-data, zoals bezoekers, bron van verkeer, omzet en conversies. Bij een website-migratie moeten tracking en conversies vaak opnieuw ingesteld worden. Omdat deze data cruciaal zijn om het succes van de website te meten, is het belangrijk dat dit op de nieuwe website meteen goed staat ingesteld. Vraag daarom aan de webdeveloper om hiervoor een plan te maken, met een lijst van wat er nu gemeten wordt op de huidige website. Check na de migratie of dit allemaal naar behoren werkt.

Projecten waarin bedrijven een complete en duidelijke briefing geven aan het webdevelopment-bureau hebben een grotere kans om binnen budget te blijven en deadlines te halen. Hierin ligt ook een verantwoordelijkheid voor de webdeveloper om de juiste vragen te stellen en vereiste informatie te verzamelen.

We hopen dat dit website briefing document bijdraagt aan succesvolle webdevelopment-projecten.

Briefing op een rijtje

1. Wat is de positionering van het bedrijf?
   De positionering stuurt het totale concept voor de website. De website moet de positionering duidelijk uitdragen.
   Vervolgens moeten de bedrijfsdoelen helder zijn.
2. Geef de verwachtingen op voor de planning.
   Wanneer moet wat klaar zijn? Wat zijn de beslismomenten intern en extern?
3. Geef een overzicht visuele elementen.
   Geef alle relevante informatie over het merk en de branding: logo, kleuren, lettertypes, fotografie-,  film- en illustatiestijl,  tone-of-voice (tekststijl).
4. Bepaal zorgvuldig de gewenste paginatypes.
   Voorkom overlap of onnodig veel paginatypen, dat bespaart budget.
5. Bepaal de prestatie-eisen.
   Geef hierin zaken aan zoals hosting, laadtijd, type CMS (content management system), tracking.
6. Definieer verantwoordelijkheden.
   Spreek zeer duidelijk af wie waar verantwoordelijk voor is. Vooral belangrijk zijn: teksten schrijven en controleren, aanleveren visuele elementen en de specificaties daarvan, migreren van bestaande data en content.